こんにちは。管理人です。

本日はExchange Onlineのインプレースアーカイブ機能のについて書いてみようと思います。

インプレースアーカイブとは何か？ですが、Exchange Onlineのユーザーメールボックスが一杯になった時などにメールを退避できる拡張保存領域です。
※メールボックスに表示されているアーカイブフォルダとは別領域です。

Exchange OnlineにはPlan1、Plan2といったプランがあり、メールボックスの容量とインプレースアーカイブ容量は以下のようになってなっており、各プランの利用料金に含まれています。

価格はPlan2の方が高く設定されていますが容量だけではなく「データ損失防止機能」なども提供されています。

【Exchange Online Plan1】
・メールボックス容量：50GB
・インプレースアーカイブ容量：50GB

【Exchange Online Plan2】
・メールボックス容量：100GB
・インプレースアーカイブ容量：1.5TB

※2023年10月現在の情報です。

このインプレースアーカイブ機能はデフォルトでは有効になっていません。管理者が状況に応じてユーザごとに設定する必要があります。

そしてこの機能、有効化するとデフォルト設定ではメールボックス内のアイテムが、受信後2年経過すると自動的にインプレースアーカイブに移動されてしまいます。

Plan2のように1.5TBもあれば管理コンソールで有効化して完了！というのもありかと思いますが、Plan1では50GBの制限があります。
※有償のExchange Online Archivingライセンスを追加すれば1.5TBに拡張されますがそれはまた別の機会に。

上手に利用しないとアーカイブ領域だけが逼迫するといった事態になりかねませんので、状況に応じて設定するのが望ましいと思います。

メールボックスに保持する期間はポリシーでユーザーごとに変更することができますので、インプレースアーカイブへの移動を調整できます。

と、ここで注意が必要な点があります。

ポリシーが適用されるまでの時間についてです。

設定して適用されるまでの時間について、Microsoft365のサポートへ問い合わせたところ最大14日程度かかる場合があるとの回答でした。

内訳は以下の通りです。

・MRMアイテム保持ポリシー (または保持タグ) の設定変更から反映されるまで最大で 7 日 (168 時間) 程度掛かる場合がある。

・アイテム保持ポリシーの反映から保持アクションの動作が確認できるまでに最大で 7 日 (168 時間) 程度掛かる場合がある。

ということですので、前もってMRMアイテム保持ポリシー (保持タグ)を作成、設定しておけば、ポリシーをユーザに適用後の7日間で済みますね。

MRMアイテム保持ポリシーの設定もユーザーの保持ポリシー変更も見かけ上はすぐに反映されたように見えますので注意が必要です。

設定して2週間寝かせるとなると。。。長いですね。。。

アイテム保持ポリシーの保持期間についても問い合わせたところ、最長で無期限で設定することが可能だそうです。

ただし、無期限に設定した場合 [回復可能なアイテム] フォルダーやメールボックスの容量増加により、メールボックスのパフォーマンスに影響がでる場合があるとのことでした。

前置きが長くなりました。

実際の設定は以下のような流れで実施します。

（注意：デフォルトで設定されているタグやポリシーを変更するとすべてのユーザーに影響が及びます。テスト用ポリシーを作成し検証するなど十分な理解と注意が必要です）

「Microsoft365管理センター」にログインし「コンプライアンス」を開きます。

「Microsoft Purview コンプライアンス ポータル」画面が開きますので、左メニューの「データサイクル管理」を展開し「Exchange（従来版）」をクリックします。

「MRMアイテム保持タグ」で任意の保持期間を設定したタグを作成します。

「MRMアイテム保持ポリシー」で期間を設定したポリシーを作成します。

「Exchange管理センター」へ移動し対象ユーザの「メールボックス ポリシー」の「アイテム保持ポリシー」で作成したポリシーを適用します。

デフォルトポリシーの2年で移動されるのを避けるため、ポリシーが適用されるまで時間を置きます。ここが最大14日間ですね。

対象ユーザの「その他」の「メールボックス アーカイブの管理」で有効化し設定完了です。

移動処理が開始し完了するまでには数日要することもありますので気長に様子をみて下さい。

補足となりますが、インプレースアーカイブに移動したメールを閲覧するには制限があります。

「Office Standard」に含まれるOutlookアプリではインプレースアーカイブメールボックスが表示されないため、Outlook on the web（Outlook Web App、Outlook Web Access）にアクセスして閲覧する必要があります。

Outlookアプリで閲覧するには下記いずれかのライセンスが必要となりますのでご注意下さい。

・「Microsoft 365 Apps for enterprise」

・「Office Professional Plus」

以上、Exchange Online インプレースアーカイブについてでした。

最後までお読みいただきありがとうございました。